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Wie kann ich E-Mails in MS Outlook für Windows abrufen?
Wenn Sie in einem Büro arbeiten, ist es wichtig zu wissen, wie Sie eine E-Mail in Microsoft Outlook abrufen können. Sie möchten niemals eine E-Mail voller peinlicher Fehler senden, insbesondere nicht an Ihre Senioren. Das kann dazu führen, dass Sie inkompetent aussehen und Ihr Manager sogar fragt, warum er Sie eingestellt hat.
Selbst Senioren würden niemals ihren Ruf ruinieren wollen, indem sie unbeabsichtigt auf 'Senden' oder 'Allen antworten' in der falschen Nachricht klicken. Die Lächerlichkeit und Schande zu ertragen, ist etwas, das niemand jemals durchmachen möchte.
Glücklicherweise bieten viele E-Mail-Clients / E-Mail-Dienste die Funktionalität zum Abrufen von E-Mails. Ja, auch nachdem Sie die E-Mail gesendet haben.
MS Outlook für Windows ist ein solcher E-Mail-Client mit dieser wertvollen Funktion. Hier erfahren Sie, wie Sie mit dieser Funktion sowohl Ihr Gesicht als auch Ihren Job speichern können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Abrufen von E-Mails in Outlook
Das Abrufen von E-Mails in Outlook ist ziemlich einfach.
Befolgen Sie diese Schritte, und Sie werden sehen So rufen Sie eine E-Mail in Outlook ab ::
- Suchen Sie nach der Nachricht, die Sie abrufen möchten, indem Sie den Ordner 'Gesendete Objekte' öffnen. Da es sich um eine kürzlich gesendete E-Mail handelt, steht sie ganz oben auf der Liste.
- Doppelklicken Sie auf die E-Mail, um sie zu öffnen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte 'Nachricht' befinden (überprüfen Sie den oberen Rand Ihres Fensters).
- Suchen Sie nun das Dropdown-Menü mit der Bezeichnung 'Aktionen'. Sie finden es neben den E-Mail-Optionen 'Regeln' und 'Verschieben' in Ihrer Taskleiste.
- Um die Nachricht abzurufen, klicken Sie auf Aktionen. Klicken Sie dann auf Diese Nachricht zurückrufen.
Beachten Sie, dass diese Optionen nur verfügbar sind, wenn Sie über ein Exchange-Konto verfügen. In bestimmten Organisationen werden die Optionen möglicherweise von Ihren Administratoren blockiert.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Vorgang abzuschließen:
- Sie erhalten ein Rückruffenster.
- Hier haben Sie zwei Möglichkeiten: Löschen ungelesener Kopien Ihrer E-Mail oder Ersetzen durch eine passendere Nachricht.
- Die Funktion bietet eine Option, die über den erfolgreichen oder fehlgeschlagenen Abruf der E-Mail für einzelne Empfänger berichtet. Wählen Sie Ihre Einstellungen aus, bevor Sie auf OK klicken.
Wenn Sie die Nachricht löschen wollten, ist der Vorgang abgeschlossen und Sie haben sich erfolgreich vor einer möglicherweise peinlichen Situation bewahrt.
Wenn Sie die Nachricht ersetzen möchten, fahren Sie mit den folgenden Schritten fort:
- Nachdem Sie die Option 'Ersatznachricht' ausgewählt haben, wird ein neuer Bildschirm angezeigt, in dem Sie Ihre neue Nachricht verfassen können.
- Wenn Sie fertig sind, wählen Sie 'Senden' und der Rückrufvorgang wird gestartet.
Beachten Sie, dass Ihre alte E-Mail nicht nur durch das Senden der Rückrufnachricht verschwindet.
Was sollte also getan werden, um die alte Nachricht verschwinden zu lassen? Nun, die Empfänger sollten zuerst Ihre Rückrufnachricht öffnen, bevor sie die E-Mail öffnen, die sie nicht sehen sollen. Nur dann verschwindet die falsche E-Mail. Dies passiert, wenn Sie E-Mails abrufen, indem Sie eine Ersatznachricht senden.
Ein kleiner Trick, um die Empfänger dazu zu bringen, zuerst Ihre Rückrufnachricht zu öffnen, ist der Titel Ihrer Rückrufnachricht 'DRINGEND'. Dies sollte die Empfänger motivieren, es so schnell wie möglich zu öffnen.
Warum der E-Mail-Rückruf nicht immer funktioniert
Leider funktioniert der E-Mail-Rückruf möglicherweise nicht richtig.
Angesichts der superschnellen Internetgeschwindigkeiten, die wir derzeit haben, landet eine irrtümlich gesendete E-Mail innerhalb von Sekunden im Posteingang einer anderen Person. Wenn der Empfänger mit geöffnetem E-Mail-Client an seinem Schreibtisch sitzt, wird er ihn wahrscheinlich schneller sehen und öffnen, als Sie sich erinnern können.
Und das ist nicht das einzige Problem
Mehrere andere Faktoren können die Dinge komplizieren, darunter:
- Geöffnete E-Mails können nicht zurückgerufen werden. Der Empfänger erhält jedoch Ihre Rückruf-E-Mail, um ihn darauf aufmerksam zu machen, dass Sie nicht beabsichtigt haben, die falsche E-Mail zu senden.
- Der Empfänger verfügt möglicherweise über bestimmte Filter, die empfangene E-Mails in andere Ordner als den Posteingangsordner umleiten. Dies macht einen Rückruf unmöglich, da er nur funktioniert, wenn sich die E-Mail im Posteingang des Empfängers befindet.
- E-Mails, die an öffentliche Ordner gesendet werden, haben ein höheres Risiko, von allen gesehen zu werden, und eine geringere Wahrscheinlichkeit, zurückgerufen zu werden. Es ist nicht erforderlich, dass jeder die E-Mail sieht, damit sie nicht mehr abgerufen werden kann. Nur ein Empfänger, der es als gelesen markiert, macht es unmöglich, sich daran zu erinnern.
- Diese Outlook-Rückruffunktion funktioniert nicht bei E-Mails, die an andere E-Mail-Clients wie Google Mail gesendet werden. Dies funktioniert nur für E-Mails, die in Outlook gesendet werden. Daher möchten Sie wahrscheinlich die Kommunikation in Outlook einschränken, um die Sicherheit zu gewährleisten.
- Die Funktionalität ist problematisch, wenn mit verschiedenen Versionen von Outlook gearbeitet wird. Dies ist der Fall, wenn Sie Outlook auf Mobilgeräten mit den Exchange ActiveSync-Einstellungen verwenden. Und es wird noch schlimmer, wenn Ihr Handy offline ist.
- Wenn Ihr PC Leistungsprobleme hat, ist er träge. Ihr Computer reagiert möglicherweise eine Weile nicht mehr, sodass es schwierig ist, eine E-Mail schnell abzurufen. Daher sollten Sie Ihren PC mit einem nützlichen Tool wie BoostSpeed auf maximale Leistung einstellen.
Angesichts dieser Herausforderungen sieht die wertvolle Funktion doch nicht so vorteilhaft aus.
Was ist, wenn der E-Mail-Rückruf nicht funktioniert? Gibt es noch etwas, das helfen wird?
Sie haben sicherlich noch eine Option: Schreiben Sie eine aufrichtige Entschuldigung. Die Menschen auf der anderen Seite verstehen Ihre Situation eher und nehmen keine Beleidigungen auf.
Besser noch, Sie können Vorsichtsmaßnahmen treffen, um ein solches Szenario in Zukunft zu vermeiden.
Die beste Vorsichtsmaßnahme besteht darin, unsere E-Mails vor dem Senden noch einmal zu überprüfen. Seien Sie niemals in Eile, um auch dringende Nachrichten zu senden. Lies sie zweimal oder dreimal.
Und wenn Sie der Meinung sind, dass Sie eine noch umfassendere Vorsichtsmaßnahme benötigen, können Sie festlegen, dass sich Ihre E-Mails beim Senden verzögern. Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Einstellungen anzuwenden:
- Gehen Sie zu Datei.
- Wählen Sie Regeln und Warnungen verwalten.
- Wählen Sie Neue Regel.
- Überspringen Sie die Bedingungen und beginnen Sie mit der Leerregel. Dies stellt sicher, dass Sie alle E-Mails abdecken.
- Wählen Sie nun Lieferung um einige Minuten verschieben.
Wenn sich Ihre E-Mails um einige Minuten verzögern, haben Sie ausreichend Zeit, um das Senden zu überdenken. Und es wird Ihnen wahrscheinlich genug Zeit geben, sich an die zu erinnern, die Sie gesendet haben.
Sie wissen jetzt, wie Sie Ihre E-Mails abrufen und was Sie tun müssen, um die Situation in Zukunft zu vermeiden.